La comunicación electrónica es inmediata, y cuando es eficiente y efectiva, facilita nuestro trabajo y hace posible realizar negocios en el mercado mundial. Claramente, las decisiones sobre las políticas de comunicación a seguir, a cualquier nivel y por cualquier medio, ameritan una muy cuidadosa consideración por parte tanto de los individuos profesionistas como por las organizaciones. Sin embargo, en la práctica, el valor real que para cualquier profesionista u organización tienen
el correo electrónico, el correo de voz, el fax y otros medios, está determinada por el grado en que nuestras palabras escritas y habladas, califican ante la persona inteligente y sensible que la recibe, la imagen profesional o corporativa que proyectamos instantáneamente.
Por sus características impersonales, la comunicación electrónica nos exige desarrollar un código de comportamiento cibernético en que el profesionalismo y la calidez humana encuentren un punto de
equilibrio. En el extremo de la tecnología está la máquina carente de lenguaje corporal y con tono neutral (¡muerto!). En el extremo de la humanidad está todo el rango de respuestas emocionales. Observar nuestras reacciones al encontrarnos con un contestador automático que nos da siete
opciones, ninguna de las cuales nos brinda la respuesta que buscamos, y al ver nuestro correo electrónico inundado con anexos en Power Point entre los que se pierden los mensajes de negocios importantes, bastará para justificar todo el tiempo que invirtamos en hacer compatibles las ventajas
tecnológicas con la consideración hacia los demás, esto es, los buenos modales.
Cultivar la imagen profesional deseada a través de la comunicación electrónica se logra cuando combinamos la profesionalidad, la eficiencia y la eficacia, con la consideración hacia el tiempo de los demás y le añadimos algunos toques de calidez humana.
Profesionalmente, nuestro mensaje debe ser necesario para la gestión del trabajo, añadirle valor, ser conciso y organizado y dejar en claro la acción que se espera se realice en respuesta. Será eficiente y efi caz cuando se utiliza el medio de comunicación correcto en el momento apropiado.
Por último, será cálido y cortés al incluir saludos y despedidas, estar compuesto en un lenguaje adulto y nítido y estar libre de errores tipográficos, gramaticales y ortográficos. Un mensaje así comunica la
impresión de que lo envía un profesionista confiable y que ciertamente, es un placer hacer negocios con él o ella.
*La autora es colaboradora Adjunta de ORBIS Instituto de Capacitación y Protocolo Internacional